Lohn-Postfach sortieren und ablegen
Ordnet neue Mails Mandant und Zeitraum zu und legt sie im DATEV DMS ab. Unklare Fälle entscheidet Ihr Team.
Weniger Routine.
Mehr Zeit für Facharbeit.
Wir automatisieren Routinearbeit in Steuerkanzleien mit DATEV und Microsoft 365: Mails zuordnen, Unterlagen ablegen, Anschreiben vorbereiten.
Erstgespräch anfragenKostenlos, 30 Minuten
Wenn Stellen offen bleiben, bleibt die Arbeit beim Team.
Vieles davon ist Routine: Mails sortieren, Unterlagen suchen, Dokumente zuordnen, bei Mandanten nachfassen. Bei diesen Routinen entlasten wir Ihr Team.
Nur 23,2 %
der Kanzleien, die in den letzten zwei Jahren Mitarbeiter gesucht haben, konnten alle offenen Stellen besetzen.*
Wobei wir unterstützen
Überall dort, wo dieselbe Arbeit immer wiederkommt.
Fehlende Unterlagen
Erkennen, was fehlt, und Erinnerungen an Mandanten vorbereiten.
Lohnbüro
Lohnunterlagen aus dem Postfach dem richtigen Mandanten und Zeitraum zuordnen und ablegen.
Postfach und Dokumente
Mails sichten, Anhänge zuordnen, Dokumente im DATEV DMS ablegen.
Mandantenaufnahme
Stammdaten anlegen und die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz vorbereiten.
Abrechnung und Mahnwesen
Rechnungsläufe und Mahnstufen vorbereiten.
Schreiben und Versand
Angaben und Anlagen zusammensuchen, Mails vorbereiten.
Die Routine läuft automatisch,
die Entscheidung bleibt in Ihrer Kanzlei.
So sieht die Umsetzung aus: drei Abläufe aus der Praxis.
Versandpakete aus dem DMS
Bündelt die Dokumente für Abschluss, Erklärung oder Bescheid und bereitet die Mail vor. Ihr Team prüft und versendet.
FiBu-Mails vorbereiten
Erstellt aus DATEV-Dokumenten den Outlook-Entwurf mit Anlage. Ihr Team prüft und versendet.
Wo geht in Ihrer Kanzlei die Zeit hin?
Davon hängt ab, was sich bei Ihnen lohnt. Die Standortbestimmung zeigt es: In vier Wochen nehmen wir die Prozesse Ihrer Kanzlei auf, gemeinsam mit den Mitarbeitern, die sie täglich erledigen.
- ZeitbildArbeitszeit je Bereich und Prozess
- ProzesskatalogIhre wichtigsten Prozesse Schritt für Schritt
- FestpreisangeboteFür bis zu drei Abläufe Ihrer Wahl
So fangen Sie an
Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Erstgespräch
Kostenlos, 30 Minuten
Wir lernen Ihre Kanzlei kennen und klären, welcher Schritt passt.
Standortbestimmung
Festpreis, vier Wochen
Sie sehen, wo die Zeit hingeht, und erhalten Festpreisangebote für bis zu drei Abläufe.
Umsetzung
Festpreis je Ablauf
Wir setzen die gewählten Abläufe um, testen mit Ihrem Team und dokumentieren.
Ist ein Ablauf schon klar beschrieben, geht es auch ohne Standortbestimmung.
Nicht jeder Engpass braucht eine Automatisierung.
Manchmal ist die beste Lösung, einen Ablauf so zu lassen.
Die Standortbestimmung passt ab etwa 10 Mitarbeitern. Bei kleineren Kanzleien klären wir im Erstgespräch den passenden Einstieg.
Gut zu wissen
Haben Sie Zugriff auf Mandantendaten?
In der Standortbestimmung brauchen wir keine Mandantendaten: Wir arbeiten ohne Zugang zu Ihren Systemen. Sollte im Gespräch doch ein Name fallen, gelten die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die Anlage für Berufsgeheimnisträger, die wir vor dem Start schließen. In der Umsetzung greifen wir nur auf das zu, was der jeweilige Ablauf braucht.
Passt das zu unserem IT-Dienstleister?
Ja. Ihr IT-Dienstleister betreut weiterhin DATEV, Microsoft 365 und Ihre übrige Technik. Wir stimmen uns mit ihm ab und bauen auf der vorhandenen Software auf.
Was passiert, wenn Sie einmal nicht mehr verfügbar sind?
Zu jeder Automatisierung erhalten Sie eine Dokumentation. Ihre Kanzlei darf sie dauerhaft nutzen und auch mit anderen weiterentwickeln.
Sprechen wir über Ihre Abläufe.
Schreiben Sie uns kurz, wir melden uns.
Erstgespräch anfragenKostenlos, 30 Minuten
Oder rufen Sie an: +49 251 97592228